«Guardar tudo por precaução» é o padrão na maioria dos projetos de monitoramento, e também a forma mais fácil de falhar numa auditoria. Retenção é uma decisão, não um ajuste de armazenamento.

Ponto de partida por tipo de dado

• Tempo de trabalho (login, ativo, ocioso): um ciclo de folha mais o prazo legal de reclamações trabalhistas.
• Uso de aplicativos e web: 30 a 90 dias em detalhe; os agregados podem ficar mais tempo.
• Contagem de teclas: 30 dias; serve apenas para tendência.
• Capturas de tela: 14 a 30 dias, salvo investigação em curso.
• Transferências de arquivos e USB: 90 a 180 dias.
• Registros de acesso (quem viu o quê): um ano.

Três regras que sustentam a tabela

1. Aplicar no sistema, não na política. Se a exclusão depende de alguém lembrar, ela não acontece.
2. Separar a retenção legal da rotina. Uma investigação aberta é excluída explicitamente, com responsável e data de encerramento.
3. Escrever o motivo ao lado do número. «90 dias porque disputas de arquivos aparecem dentro de um trimestre» sobrevive a uma troca de gestão; «90 dias porque era o padrão» não.

E deve constar no aviso: «as capturas são apagadas após 30 dias» é um dado que a equipe consegue avaliar.

iMonitor EAM em português · Doze verificações antes de comprar

Informação geral, não é assessoria jurídica.

→ Leia também: monitoramento híbrido

☰ Índice completo dos guias

☰ Ler os cinco guias juntos

Permitir que a equipe use o próprio notebook ou celular economiza dinheiro e complica a conformidade. A pergunta prática não é «podemos monitorar um dispositivo pessoal?», mas «qual parte desse dispositivo é nossa?».

A linha que funciona

Pode ser registrado: o uso dos aplicativos da empresa, o acesso aos sistemas corporativos, a atividade dentro desses sistemas e os arquivos que saem deles. Isso é atividade de trabalho, independentemente de quem é o dono do equipamento.

Não deve ser registrado: mensagens pessoais, fotos, localização fora do horário, contatos privados ou o conteúdo da tela quando a pessoa não está trabalhando. Um agente que captura a tela continuamente em um celular pessoal registra a vida privada por construção, mesmo que ninguém consulte.

Três condições antes de instalar

1. Consentimento informado e específico, por escrito. Em dispositivo pessoal, a política geral do empregado não basta: é preciso autorização expressa e revogável.
2. Separação técnica, não promessa. Ou o agente vê apenas o contêiner corporativo (e-mail, aplicativos gerenciados), ou estamos confiando na boa-fé.
3. O que acontece no desligamento. A limpeza deve remover os dados da empresa e preservar os pessoais; se não for demonstrável, não está resolvido.

Uma alternativa mais simples

Se o objetivo é proteger a informação e não vigiar pessoas, a prevenção de vazamento de dados nos sistemas corporativos costuma bastar: quais arquivos foram copiados, para qual mídia, por qual canal. Isso fica registrado no servidor da empresa e não exige agente no celular pessoal.

Informação geral, não é assessoria jurídica.

iMonitor EAM em português · Doze verificações antes de comprar

→ Leia também: BYOD, o que pode ser registrado em um dispositivo pessoal

☰ Índice completo dos guias

☰ Ler os cinco guias juntos

Quando metade da semana é trabalhada em casa, a pergunta «está na mesa?» perde o sentido. A pergunta útil passa a ser: fica registro de que o trabalho foi feito?

Três decisões antes de instalar qualquer coisa

1. O que é registrado. Para jornada e horas extras bastam login, tempo ativo e tempo ocioso. A atividade de teclado é contada, não capturada: quanto se digitou responde à pergunta de produtividade; o que se digitou cria uma categoria de dados que ninguém quer defender.

2. Onde ficam os dados. O monitoramento em nuvem envia registros para servidores do fornecedor e transforma uma decisão interna em questão de transferência de dados. No modelo local (on-premise) o servidor fica na rede da empresa; a resposta a «onde estão esses dados» é uma frase.

3. Quem pode ver. Permissões por papel, registro de acesso e retenção aplicada pelo sistema. Se a ferramenta não restringe quem vê as capturas, a única proteção do funcionário é a política escrita — e política escrita não é controle.

O que não deve fazer

• Capturar telas de todos por padrão quando o objetivo declarado é jornada.
• Ampliar o escopo no meio do projeto sem justificativa documentada.
• Funcionar apenas conectado: um notebook sem rede precisa continuar registrando e enviar depois.

Nota legal

No Brasil aplicam-se os princípios da LGPD — finalidade, necessidade e transparência — e, conforme o caso, a negociação com representantes dos trabalhadores. Informação geral, não é assessoria jurídica.

Onde o iMonitor EAM se encaixa

O iMonitor EAM é monitoramento de atividade e prevenção de vazamento de dados executado no servidor da própria empresa. Os módulos são ativados individualmente, a atividade de teclado é contada e não capturada, e um servidor administra até 2.000 máquinas em Windows, macOS e Linux. Licença perpétua por cliente com um ano de atualizações e suporte; edição professional a partir de 5 clientes e teste de 15 dias.

Produto em português · Doze verificações antes de comprar

→ Leia também: BYOD, o que pode ser registrado em um dispositivo pessoal

☰ Índice completo dos guias

☰ Ler os cinco guias de compra e implantação