«Guardar tudo por precaução» é o padrão na maioria dos projetos de monitoramento, e também a forma mais fácil de falhar numa auditoria. Retenção é uma decisão, não um ajuste de armazenamento.
Ponto de partida por tipo de dado
- Tempo de trabalho (login, ativo, ocioso): um ciclo de folha mais o prazo legal de reclamações trabalhistas.
- Uso de aplicativos e web: 30 a 90 dias em detalhe; os agregados podem ficar mais tempo.
- Contagem de teclas: 30 dias; serve apenas para tendência.
- Capturas de tela: 14 a 30 dias, salvo investigação em curso.
- Transferências de arquivos e USB: 90 a 180 dias.
- Registros de acesso (quem viu o quê): um ano.
Três regras que sustentam a tabela
- Aplicar no sistema, não na política. Se a exclusão depende de alguém lembrar, ela não acontece.
- Separar a retenção legal da rotina. Uma investigação aberta é excluída explicitamente, com responsável e data de encerramento.
- Escrever o motivo ao lado do número. «90 dias porque disputas de arquivos aparecem dentro de um trimestre» sobrevive a uma troca de gestão; «90 dias porque era o padrão» não.
E deve constar no aviso: «as capturas são apagadas após 30 dias» é um dado que a equipe consegue avaliar.
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