Quando alguém deixa a empresa, o time de TI lembra de desativar a conta e recolher o notebook. Quase ninguém lembra dos registros de monitoramento: o que fica, o que é apagado e quem pode vê-los depois.
Três ações, nesta ordem
- Desativar o acesso, não excluir a conta. Excluir apaga os registros de acesso – justamente o que se precisa se uma disputa aparecer meses depois.
- Exportar o que é entregue. Arquivos de trabalho, e-mail, contato com clientes. Entrega ao responsável, com data e uma nota do que foi copiado.
- Tratar os registros de monitoramento conforme a política. Se há reclamação ou auditoria em curso, ficam retidos e marcados como «retenção legal»; caso contrário, vale o prazo normal.
O que fica e o que sai
Fica o que documenta uma relação de trabalho: datas, jornada registrada, dossiê. Sai o que era operacional e não é mais necessário: capturas de tela, histórico de aplicativos sem incidente, histórico de navegação.
Um critério útil: se ninguém sabe dizer para que esses dados serviriam em seis meses, eles não deveriam continuar ali.
O erro caro
Excluir a conta inteira no mesmo dia do desligamento. É rápido, parece limpo, e destrói o registro de acesso que prova quem consultou o quê. Quando a disputa chega, a empresa não consegue demonstrar o que fez certo.
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